A Fiscalização ou Inspeção na Prática: Como Prevenir Coimas
Uma fiscalização não precisa de ser um momento de tensão. Com preparação e documentação em ordem, é uma oportunidade para demonstrar profissionalismo.
Durante uma inspeção não bloqueie, receba os inspetores com tranquilidade e colaboração, apresente a pasta de proteção radiológica completa, responda apenas ao que lhe for perguntado, com objetividade, e mantenha a equipa informada sobre o que fazer, e onde encontrar cada documento.
Nestas ocasiões, a calma e a transparência são os seus maiores aliados. Mostra que sabe o que está a fazer. Os inspetores valorizam essa preparação.
Introdução
A palavra “fiscalização” ou “inspeção” costuma gerar desconforto entre os profissionais de saúde, mas deve ser encarada como uma ferramenta de melhoria e prevenção. O titular da instalação deve optar por uma postura serena e profissional, tendo em mente que as entidades que entraram pela sua instalação a dentro não têm como principal objetivo aplicar coimas, mas sim verificar se as práticas radiológicas cumprem os princípios da segurança, legalidade e qualidade.
A experiência mostra que a maioria das coimas aplicadas resulta de falhas documentais e organizacionais, e não de más práticas clínicas. Por isso, a melhor forma de prevenir uma sanção é preparar a clínica como se fosse auditada todos os dias: documentação organizada, equipa instruída e comunicação transparente com as autoridades.
A sua atitude conta muito. Dizer coisas como: “não sei”, “não temos”, “não percebo o que diz” não é o caminho a seguir.
Quem está preparado, não teme a fiscalização, acolhe-a como prova de profissionalismo.
As inspeções podem ser anunciadas (com aviso prévio por e-mail ou carta), ou inopinadas (sem aviso). Em ambos os casos, seguem um guião técnico e jurídico semelhante, centrado em dois eixos principais:
Verificação Documental e Administrativa
Em situação de inspeção ou fiscalização numa clínica dentária, é sabido de antemão que será exigida prova documental de:
• Registos de práticas atualizados;
• Testes de aceitação e estudos de barreiras dos equipamentos radiológicos;
• A existência e nomeação do DPR (Delegado de Proteção Radiológica);
• O contrato de controlo e garantia de qualidade e respetivos relatórios;
• O contrato de dosimetria de uma entidade credenciada;
• O contrato de medicina e segurança no trabalho de uma entidade devidamente credenciada;
• Registos de manutenção preventiva e corretiva;
• Fichas de aptidão médica e formação dos trabalhadores expostos;
• Comprovativos de comunicação à ERS.
• O Programa de Proteção Radiológica (PPR) e Plano de Emergência Interno;
• A formação dos trabalhadores e a vigilância médica;
Avaliação das Condições Técnicas e de Segurança
De forma complementar, para aferir o cumprimento das normas de saúde e segurança, bem como a execução de recomendações da ERS, a entidade fiscalizadora pode aceder a todos os espaços e documentos da clínica, fazer uma análise crítica e até registar a real situação através de fotografias. Essa vistoria técnica pode passar por:
• Sinalética visível nas portas da sala radiológica (símbolo de radiação e zona controlada);
• Luz de aviso exterior funcional;
• Barreiras físicas (paredes, portas, vidros) conformes ao estudo de barreiras;
• Relatórios de controlo de qualidade datados e assinados;
• Arquivo acessível (físico ou digital) com histórico de revisões e relatórios;
• Equipamentos com número de série legível e coerente com os documentos.
Conclusão
A inspeção é geralmente realizada por dois inspetores e culmina num relatório de constatações, que pode originar:
• Recomendações (se existirem pequenas falhas);
• Notificação de correção com prazo definido;
• Auto de contraordenação, em caso de incumprimento grave.
Para que todos os colaboradores estejam preparados para responder a uma inspeção da melhor forma possível sugerimos sempre que pelo menos de seis em seis meses façam simulações internas de inspeções.
Tem alguma dúvida? A nossa equipa especializada tem todo o gosto de a esclarecer!
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