[Guia Prático] Principais Erros em Fiscalizações: O Que as Clínicas Devem Evitar

As fiscalizações em clínicas dentárias e unidades com equipamentos radiológicos revelam sempre os mesmos erros: documentação desorganizada, contratos caducados, ausência de DPR, falta de testes de aceitação e constância, PPR/PEI desatualizados e ausência de registos obrigatórios.

Como “o que não está documentado, não existe”, estas falhas resultam frequentemente em coimas elevadas, incumprimento formal perante a ERS e risco de suspensão da atividade.

Deste modo, manter um arquivo completo, atualizado e estruturado é essencial para garantir conformidade e prevenir penalizações.

Neste Guia:

• Arquivo de Documentação, Registos e Relatórios Deficiente ou Incompleto
• Documentos obrigatórios numa clínica com equipamentos radiológicos
• Resumo dos Documentos a Atualizar

As inspeções realizadas até ao dia de hoje têm revelado padrões de incumprimento que se repetem nas clínicas dentárias, que podem originar coimas (que variam entre 250 € e 45.000 €, consoante a gravidade), encerramento temporário da clínica e responsabilidade disciplinar ou criminal em casos graves.

A maioria dos incumprimentos resultam de desorganização ou falta de acompanhamento técnico, não de má-fé, como o caso de falta de registo das práticas por erro, ausência de nomeação de DPR (Delegado de Proteção Radiológica), falta de contrato de controlo e garantia de qualidade, não realização dos testes de aceitação e constância ou até falta de registos obrigatórios (relatórios, monitorização, manutenção).

Arquivo de Documentação, Registos e Relatórios Deficiente ou Incompleto

Entre todas as não conformidades detetadas em fiscalizações a clínicas dentárias com equipamentos radiológicos, uma das mais recorrentes é o arquivo deficiente ou incompleto da documentação obrigatória. Esta falha, aparentemente simples, tem consequências sérias,  tanto no plano jurídico como técnico, e é frequentemente responsável por coimas evitáveis e por situações de incumprimento formal perante a ERS.

Um arquivo deficiente não é apenas a ausência total de documentos, mas também falta de organização, ou seja, documentos dispersos e sem estrutura clara; desatualização, com licenças ou relatórios caducados; ausência de evidência documental, mesmo quando as práticas são corretamente seguidas; falta de rastreabilidade, isto é, não ser possível provar quando e por quem algo foi feito.

Há que estar bem ciente que durante uma inspeção, o que não está documentado, considera-se que não existe. Por isso, a boa prática deve ser sempre: fazer, registar e arquivar.

Documentos obrigatórios numa clínica com equipamentos radiológicos

De acordo com o Decreto-Lei n.º 108/2018, de 03 de dezembro e suas alterações vigente, o titular da instalação deve manter, uma pasta física atualizado que inclua, entre outros, os seguintes elementos:

Documentação legal e administrativa

• Licença de instalação e de prática radiológica (emitida pela entidade competente);

• Comprovativos de comunicação e nomeação do DPR (Delegado de Proteção Radiológica);

• Registos de comunicação à ERS;

• Contrato de controlo e garantia de qualidade com entidade certificada para o efeito;

• Contrato de seguro de responsabilidade civil da instalação para a atividade de medicina dentária – ainda não existe nenhuma Portaria que defina os termos específicos para um seguro de uma instalação com equipamentos com radiação ionizante;

• Contrato de dosimetria com entidade certificada para o efeito;

• Contrato de medicina e segurança no trabalho por empresa credenciada na alínea i) do artigo 79.º do Decreto-Lei n.º 102/2009, de 10 de setembro;

• Contrato de consultoria com um EFM (Especialista em física médica - não é obrigatório ter um Especialista em Física Médica (EFM) contratado em permanência na clínica, mas é obrigatório garantir o acesso a apoio técnico especializado — o que normalmente se faz através de um contrato de consultoria ou apoio técnico com um EFM ou entidade que disponha desse profissional);

• Regulamento interno;

• Planta e memória descritiva devidamente assinada por um profissional competente para o efeito.

Documentação técnica

• Relatórios de testes de aceitação e constância dos equipamentos;

• Relatórios de manutenção e reparações;

• Avaliações de segurança radiológica e respetivas revisões periódicas;

• Planos e programas de proteção radiológica (PPR) e planos de emergência.

• Procedimentos técnicos.

Documentação de formação e recursos humanos

• Comprovativos de formação em proteção radiológica dos trabalhadores expostos;

• Fichas de função e responsabilidades atribuídas;

• Registos de monitorização individual (se aplicável).

Outros registos essenciais

• Relatórios de auditorias internas ou externas;

• Comunicações de incidentes, anomalias ou correções realizadas;

• Checklists e verificações periódicas assinadas.

O arquivo não serve apenas para “mostrar” documentos numa inspeção. Ele é parte integrante do sistema de gestão da segurança radiológica. Contudo durante a fiscalizações são frequentemente detetados os seguintes erros:

• Ausência de cópia física ou digital da licença no local;

• Contrato de controlo de qualidade caducado ou não apresentado;

• Relatórios de testes não assinados pelo técnico acreditado;

• Falta de registos de formação dos colaboradores;

• PPR desatualizado ou inexistente;

• PEI desatualizado ou inexistente;

• Relatórios antigos eliminados sem manter histórico de revisões;

• Pasta desorganizada ou em poder de terceiros sem acesso rápido.

Para que estas situações não ocorram, a solução é simples, mas exige método e consistência. O titular da instalação deverá organizar com separadores todos os diferentes temas e conserva uma versão digital (PDF) de todos os documentos, guardada numa cloud segura ou num disco externo da clínica, para garantir backup e acesso rápido. 

Posteriormente deverá definir uma data anual ou semestral para revisão de toda a documentação. Mesmo que o DPR tenha funções técnicas, é importante nomear formalmente um responsável pelo arquivo documental, normalmente o gestor ou coordenador administrativo da clínica.

Resumo dos Documentos a Atualizar

Conclusão

Não se esqueça! Organização é proteção. Um pasta bem estruturado vale mais do que mil justificações. Se o inspetor entra na tua clínica e encontra tudo em ordem, a fiscalização transforma-se numa simples formalidade, sem medos e receios.

O arquivo de documentação é o espelho da conformidade da clínica.
Cumprir esta obrigação não é apenas um requisito administrativo, é um pilar da segurança radiológica e da credibilidade profissional.

Uma clínica organizada transmite confiança, evita coimas e demonstra respeito pela segurança de quem lá trabalha e de quem lá é tratado.

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