Calendário de obrigações legais anuais de uma clínica
As obrigações legais de uma clínica não se esgotam na licença de funcionamento. Ao longo do ano há prazos fixos, comunicações obrigatórias e registos que têm de existir. Falhar um deles é suficiente para uma coima.
O problema raramente é a falta de vontade. É a dispersão: cada obrigação tem a sua plataforma, a sua entidade e o seu prazo. Por isso reunimos neste guia um calendário de obrigações legais pensado para clínicas e empresas de saúde, organizado trimestre a trimestre.
Porque é que a clínica precisa de um calendário legal
Uma clínica é, ao mesmo tempo, um prestador de cuidados de saúde e uma empresa. Responde perante a ERS e a APA, mas também perante a ACT, a ANEPC e a Autoridade Tributária.
Muitas destas obrigações anuais da empresa têm datas que não mudam de ano para ano. Quando estão num calendário, deixam de ser surpresas e passam a ser tarefas planeadas, com responsável e prazo.
Há ainda um princípio que atravessa todo o calendário: o que não está escrito, não existe. Numa fiscalização, não basta ter cumprido. É preciso conseguir demonstrá-lo com comprovativos, relatórios e registos.
Primeiro trimestre: janeiro a março
O início do ano é o momento de planear. É também o trimestre com o prazo ambiental mais importante para quem produz resíduos hospitalares.
- Janeiro: revisão geral de licenças e autorizações. Confirmar a validade da licença de funcionamento, o registo das práticas radiológicas e as comunicações às entidades competentes. A nossa checklist de início do ano ajuda neste passo.
- Janeiro: plano de formação e calendário de ensaios. Definir as ações de formação do ano e agendar os ensaios de controlo de qualidade e a manutenção dos equipamentos.
- De 1 de janeiro a 31 de março: comunicação anual de resíduos no SILiAmb. As instalações que produzem resíduos hospitalares têm de comunicar os resíduos do ano anterior na plataforma da APA. Depois de 31 de março, a comunicação já não é possível. Explicamos o processo em comunicação de resíduos hospitalares no SILiAmb.
- A partir de 16 de março: abre o prazo do Relatório Único. Convém reunir desde já os dados de pessoal, formação e segurança e saúde no trabalho do ano anterior.
Segundo trimestre: abril a junho
É o trimestre das declarações anuais. O laboral e o fiscal concentram-se aqui.
- Até 15 de abril: entrega do Relatório Único. Obrigatório para todas as entidades empregadoras com trabalhadores por conta de outrem, nos termos da Portaria n.º 55/2010, de 21 de janeiro. A falta de entrega é uma contraordenação grave, com coimas que podem atingir 9.600,00€. Saiba mais em Relatório Único: o que é e quem deve entregar.
- Até ao final de maio: declaração anual de IRC (Modelo 22). Aplicável às clínicas constituídas como sociedade. Esta obrigação é normalmente tratada com o contabilista certificado, mas deve constar do calendário da gestão.
- Ao longo do trimestre: acompanhamento da dosimetria. Confirmar que os dosímetros são trocados e enviados dentro dos prazos do serviço de dosimetria e que os relatórios de dose chegam aos trabalhadores e à empresa de medicina do trabalho.
Terceiro trimestre: julho a setembro
O verão traz menos prazos, mas é um bom período para tratar do que exige tempo e alguma paragem da atividade.
- Até 15 de julho: Informação Empresarial Simplificada (IES). Mais uma obrigação articulada com a contabilidade, que deve ficar registada no calendário interno.
- Verão: simulacro e revisão das medidas de autoproteção. As medidas de autoproteção preveem a realização de simulacros anuais e a manutenção regular de extintores, portas corta-fogo e sistemas de deteção. O enquadramento está no regime de Segurança Contra Incêndios em Edifícios (Decreto-Lei n.º 220/2008 e Portaria n.º 1532/2008, de 29 de dezembro). Veja medidas de autoproteção: importância e obrigatoriedade.
- Setembro: verificação no regresso de férias. Antes de retomar a atividade normal, confirmar o estado dos equipamentos radiológicos, a sinalização e os registos. A nossa checklist de regresso de férias resume o essencial.
Último trimestre: outubro a dezembro
O fim do ano serve para fechar o que ficou pendente e preparar o ano seguinte. É aqui que muitas clínicas descobrem falhas que já não têm tempo de corrigir.
- Fecho do plano de formação. O artigo 131.º do Código do Trabalho exige um mínimo de 40 horas anuais de formação contínua por trabalhador. As horas em falta podem converter-se em crédito de horas. Detalhamos as regras em formação profissional obrigatória.
- Exames de saúde dos trabalhadores. Confirmar que os exames periódicos foram realizados. Nas clínicas com radiações ionizantes, a exposição é considerada atividade de risco elevado, nos termos do artigo 79.º da Lei n.º 102/2009, de 10 de setembro. Saiba mais em medicina e segurança no trabalho.
- Manutenção preventiva e relatórios de inspeção técnica. Garantir que a manutenção anual dos equipamentos foi feita e que os relatórios estão assinados e arquivados.
- Seguros, contratos e taxas. Rever a validade dos seguros obrigatórios, os contratos com prestadores (dosimetria, resíduos, medicina do trabalho, manutenção) e as taxas e licenças anuais.
Obrigações contínuas que não têm data fixa
Nem tudo cabe num mês. Algumas obrigações aplicam-se todos os dias e são as que mais falham em fiscalização, precisamente por não terem prazo.
- Livro de Reclamações. Disponível em formato físico e eletrónico, nos termos do Decreto-Lei n.º 156/2005, de 15 de setembro. Veja como registar o Livro de Reclamações Eletrónico.
- Proteção de dados. Manter o registo de atividades de tratamento atualizado, comunicar violações de dados à CNPD em 72 horas e responder aos pedidos dos pacientes em 30 dias. Consulte o nosso guia de RGPD para clínicas.
- Consentimento informado. Rever os termos de consentimento sempre que mudam os procedimentos ou os equipamentos.
- Atualização de registos. Qualquer alteração de morada, titularidade, responsáveis ou equipamentos deve ser comunicada às entidades competentes, incluindo o registo no SILiAmb.
Como manter o calendário sob controlo
Um calendário só funciona se tiver um responsável por cada obrigação e um local único onde se guardam os comprovativos. Recomendamos três hábitos simples:
- Registar cada prazo com antecedência de pelo menos um mês.
- Guardar todos os comprovativos de submissão numa pasta organizada por ano.
- Fazer uma revisão de conformidade legal da clínica uma vez por ano, de preferência no início do ano.
Se pretende ter a certeza de que nada fica esquecido, a Legal In pode rever consigo a conformidade legal da clínica e montar um calendário ajustado à sua realidade. Conheça o nosso serviço de Auditoria.
Adicione estes prazos ao seu calendário
Receba um lembrete um mês e uma semana antes de cada prazo. Os eventos repetem-se todos os anos. Confirme sempre a data exata de cada ano, porque alguns prazos podem ser ajustados.
Funciona com Outlook, Apple Calendar e Google Calendar. Prefere adicionar um prazo de cada vez no Google Calendar? Escolha abaixo.
Perguntas Frequentes
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As mais comuns são a comunicação anual de resíduos no SILiAmb (até 31 de março), o Relatório Único (até 15 de abril), as declarações fiscais anuais, o simulacro previsto nas medidas de autoproteção, as 40 horas de formação por trabalhador e os exames de saúde dos trabalhadores.
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O Relatório Único é entregue entre 16 de março e 15 de abril, com os dados do ano anterior. A falta de entrega é uma contraordenação grave, com coimas que podem atingir 9.600,00€.
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A comunicação anual é feita na plataforma SILiAmb da APA, entre 1 de janeiro e 31 de março. Depois desse prazo, já não é possível submeter a comunicação relativa ao ano anterior.
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Sim. A maioria das obrigações não depende da dimensão. Basta ter trabalhadores por conta de outrem para estar obrigado ao Relatório Único, à formação contínua e à medicina do trabalho. Basta produzir resíduos hospitalares para estar obrigado à comunicação no SILiAmb.
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O Código do Trabalho exige um mínimo de 40 horas anuais de formação contínua por trabalhador. As horas não asseguradas podem converter-se em crédito de horas a favor do trabalhador.
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Atribua um responsável a cada obrigação, registe os prazos com um mês de antecedência e guarde todos os comprovativos. Uma auditoria anual de conformidade legal ajuda a identificar falhas antes de uma fiscalização.
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