Notificação em análise sobre a secretária: os direitos da empresa numa fiscalização

Quando um inspetor entra numa empresa, todas as atenções se viram imediatamente para quem está a ser fiscalizado. Procuram-se documentos, confirmam-se licenças, verificam-se procedimentos e tenta-se perceber se existe alguma irregularidade. A preocupação é quase sempre a mesma: estamos a cumprir?

Mas há uma pergunta que raramente fazemos: quem fiscaliza quem fiscaliza?

A resposta é simples: a lei.

Neste artigo:

Os poderes de quem fiscaliza têm limites
Perguntar pelo fundamento não é entrar em confronto
Ler a notificação antes de responder
Uma observação não é uma coima
O risco de admitir antes de analisar
A proporcionalidade também limita o poder público
A audiência e a defesa não são formalidades
Afinal, quem fiscaliza o fiscal?

Os poderes de quem fiscaliza têm limites

Uma entidade fiscalizadora dispõe de poderes importantes para cumprir a sua missão. Pode, dentro das competências que lhe são legalmente atribuídas, aceder a instalações, solicitar documentos, recolher elementos, pedir esclarecimentos e verificar o cumprimento das obrigações aplicáveis. Mas ser uma autoridade pública não significa ter poderes ilimitados.

A Administração também está sujeita a regras. Tem de atuar dentro das suas competências, respeitar os procedimentos legalmente previstos e observar princípios como a legalidade, a proporcionalidade, a justiça, a imparcialidade e a boa-fé.

Perguntar pelo fundamento não é entrar em confronto

Esta ideia é particularmente importante porque ainda existe, dentro de muitas empresas, uma espécie de receio em questionar aquilo que acontece durante uma fiscalização. Se o inspetor pediu, entrega-se. Se disse que é obrigatório, assume-se que é obrigatório. Se afirmou que determinada situação está errada, começa-se imediatamente a corrigi-la.

Pode perfeitamente ter razão. Muitas vezes terá.

Mas uma empresa juridicamente preparada não deve ter medo de perceber qual é o fundamento daquilo que lhe está a ser exigido.

Perguntar “qual é o enquadramento legal desta obrigação?” não significa entrar em confronto com quem fiscaliza. Significa simplesmente compreender aquilo que está a ser pedido e porquê.

Ler a notificação antes de responder

O mesmo cuidado deve existir quando, depois da fiscalização, chega uma notificação.

A primeira reação costuma ser procurar o prazo para responder. É importante, naturalmente, mas não chega. Antes de começar a escrever uma resposta, é preciso perceber exatamente o que a entidade está a dizer. Que factos foram considerados? Que obrigação entende ter sido incumprida? Que norma está a ser aplicada? Como chegou àquela conclusão?

Uma decisão administrativa não deve ser apenas uma conclusão. Nos casos previstos na lei, deve ser fundamentada de forma que o destinatário consiga compreender as razões de facto e de direito que estiveram na sua origem.

E isto não é um detalhe burocrático. É uma garantia.

Só conseguimos defender-nos verdadeiramente de uma decisão quando conseguimos perceber por que razão ela foi tomada.

Uma observação não é uma coima

Também é importante não confundir os diferentes momentos de uma fiscalização. Uma observação feita pelo inspetor não é automaticamente uma coima. Uma não conformidade não é uma condenação. E um auto também não significa, por si só, que a empresa já foi condenada.

Quando são identificados factos suscetíveis de constituir uma contraordenação, poderá existir um procedimento próprio. E é precisamente nesse procedimento que a empresa poderá ter oportunidade de se pronunciar sobre aquilo que lhe é imputado e exercer os direitos de defesa legalmente previstos.

O risco de admitir antes de analisar

É aqui que a pressa pode ser particularmente perigosa.

Imagine que chega uma notificação e a empresa responde imediatamente: “Reconhecemos a situação e já corrigimos.” Talvez seja a resposta adequada. Mas talvez não seja.

Antes de admitir qualquer incumprimento, é necessário perceber se os factos ocorreram exatamente como estão descritos, se aquela obrigação se aplicava à empresa, se a norma indicada é a correta e se existem documentos ou circunstâncias que não foram considerados.

Há uma diferença importante entre corrigir aquilo que efetivamente está errado e aceitar automaticamente a interpretação jurídica feita sobre essa situação.

Uma empresa pode corrigir uma falha e, ao mesmo tempo, exercer legitimamente os seus direitos.

A proporcionalidade também limita o poder público

Da mesma forma, o facto de uma entidade ter competência para atuar não significa que qualquer medida seja adequada em qualquer circunstância. A proporcionalidade também faz parte da atuação administrativa. Isto não significa, naturalmente, que uma medida seja desproporcionada apenas porque dá trabalho, custa dinheiro ou é incómoda. Fiscalizações existem precisamente para verificar o cumprimento da lei e, quando necessário, exigir a correção de situações irregulares.

Significa apenas que o exercício do poder público também tem limites.

A audiência e a defesa não são formalidades

Outro ponto frequentemente esquecido é que aquilo que chega depois de uma fiscalização pode não ser ainda uma decisão final. Dependendo do procedimento e do regime aplicável, poderá existir um momento para apresentar documentos, esclarecer factos, exercer audiência ou apresentar defesa.

Esse momento não deve ser tratado como uma mera formalidade.

Se a entidade afirma que determinado documento não existe e ele existe, é o momento de o demonstrar. Se um facto está incorretamente descrito, deve ser esclarecido. Se existe uma interpretação jurídica com a qual a empresa não concorda e existem fundamentos para essa discordância, é o momento de os apresentar.

O contraditório existe precisamente porque quem fiscaliza também pode não dispor, num primeiro momento, de todos os elementos relevantes, mas isto também não significa que a empresa deva transformar cada fiscalização numa batalha jurídica.

Contestar tudo é tão pouco sensato como aceitar tudo.

Uma organização juridicamente preparada sabe distinguir quando deve cumprir, quando deve corrigir e quando deve defender-se.

Afinal, quem fiscaliza o fiscal?

Talvez seja essa a verdadeira resposta à pergunta que dá título a este artigo. Quem fiscaliza o fiscal?

A competência determina quem pode atuar. A lei estabelece aquilo que pode ser feito. A fundamentação permite compreender por que razão determinada decisão foi tomada. A proporcionalidade condiciona a forma como o poder é exercido. O contraditório permite à empresa ser ouvida. E os meios administrativos ou judiciais previstos na lei permitem reagir quando existam fundamentos para isso.

Por isso, da próxima vez que alguém dentro da empresa disser “temos de fazer porque foi o inspetor que mandou”, talvez seja importante acrescentar uma segunda pergunta: “Qual é o fundamento?”

A questão não surge para desafiar a autoridade, para dificultar uma fiscalização legítima, ou para procurar formas de fugir às obrigações da empresa, mas porque conhecer os próprios direitos é tão importante como conhecer os próprios deveres.

Na Legal IN defendemos que uma empresa preparada não tem medo de uma fiscalização, mas também não abdica do rigor jurídico apenas porque está a ser fiscalizada. Colabora, esclarece, corrige quando deve corrigir e defende-se quando existem fundamentos para o fazer, porque conformidade não é submissão.

Quem é fiscalizado tem de cumprir a lei.

Quem fiscaliza também.

Recebeu uma notificação na sequência de uma fiscalização? Antes de responder, vale a pena perceber o que está a ser imputado, com que fundamento e que margem existe para esclarecer ou defender.

Na Legal In acompanhamos empresas antes, durante e depois de uma fiscalização, para que conheçam os seus deveres e também os direitos da empresa numa fiscalização.

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FAQS (Perguntas Frequentes)

Sim. Perguntar pelo enquadramento legal de uma obrigação não é um confronto com quem fiscaliza. É uma forma de compreender o que está a ser pedido e porquê, e faz parte de uma postura juridicamente preparada.
Não necessariamente. Uma observação não é automaticamente uma coima, uma não conformidade não é uma condenação e um auto não significa, por si só, que a empresa já foi condenada. Se estiverem em causa factos suscetíveis de constituir contraordenação, poderá existir um procedimento próprio, onde a empresa tem oportunidade de se pronunciar.
Para além do prazo, deve perceber que factos foram considerados, que obrigação a entidade entende ter sido incumprida, que norma está a ser aplicada e como chegou àquela conclusão. Só depois faz sentido decidir o conteúdo da resposta.
Não. A empresa pode corrigir aquilo que efetivamente está errado e, ao mesmo tempo, exercer os seus direitos. Antes de admitir qualquer incumprimento, convém confirmar se os factos estão corretamente descritos, se a obrigação se aplica e se a norma indicada é a correta.
Não. É o momento de apresentar documentos, esclarecer factos incorretamente descritos e expor fundamentos de discordância, quando existam. Isto não significa contestar tudo: uma empresa preparada sabe distinguir quando deve cumprir, corrigir ou defender-se.