A fiscalização acabou. E agora?
A porta fecha-se, os inspetores saem e há um certo alívio. A visita terminou. As perguntas acabaram. Já ninguém está a pedir documentos, a verificar salas ou a tomar notas. É natural que a primeira sensação seja a de que a fiscalização passou, mas juridicamente, pode estar apenas a começar.
Uma das ideias mais perigosas depois de uma fiscalização é pensar que, porque os inspetores abandonaram as instalações sem levantar qualquer problema evidente, está tudo bem. Nem sempre está. Muitas ações de fiscalização não terminam no local. Os elementos recolhidos podem ainda ser analisados, confrontados com outros dados, sujeitos a apreciação técnica ou dar origem a pedidos adicionais de informação. Dependendo da entidade e do regime aplicável, poderá surgir mais tarde um relatório, um auto, uma notificação para apresentação de documentos, uma determinação para corrigir determinadas situações, um procedimento contraordenacional ou simplesmente nenhuma atuação adicional.
Neste artigo:
- As primeiras horas: registar o que aconteceu
- Guardar a versão exata do que foi entregue
- Corrigir rapidamente, não precipitadamente
- Rever o que foi dito durante a visita
- Um responsável pelo processo e prazos controlados
- Enviar o que foi pedido, não tudo o que existe
- Ler a notificação antes de responder
- Olhar para os factos e para o que a visita revelou
- Não fechar a pasta quando os inspetores saem
As primeiras horas: registar o que aconteceu
É precisamente por isso que as primeiras horas depois de uma fiscalização são importantes. Não para entrar em pânico. Não para começar a alterar documentos. E muito menos para tentar “arrumar” retroativamente aquilo que possa ter corrido menos bem. São importantes porque é nesse momento que a memória de quem acompanhou a fiscalização ainda está fresca e a empresa tem uma oportunidade que, alguns dias depois, já não terá, que é registar exatamente aquilo que aconteceu.
Quem esteve presente? A que horas chegaram os inspetores? Como se identificaram? Qual foi o objeto indicado para a fiscalização? Que espaços visitaram? Que documentos pediram? Quais foram apresentados? Quais não foram encontrados? Ficou alguma documentação por enviar? Foram tiradas fotografias? Foram recolhidas cópias? Falaram com trabalhadores? Que perguntas foram colocadas? Foi referida alguma irregularidade? Foi indicado algum prazo?
Parece excessivo até ser necessário responder, três meses depois, a uma notificação baseada precisamente naquela visita.
Nessa altura, confiar na memória é uma estratégia frágil.
“Penso que pediram isto.”
“Tenho ideia de que explicámos aquilo.”
“Acho que esse documento foi entregue.”
“Não me lembro se viram essa sala.”
Uma fiscalização deve, por isso, deixar um registo dentro da própria empresa. Não uma versão construída posteriormente para favorecer a organização, mas uma memória factual do que aconteceu. Quanto mais próxima da visita for elaborada, mais útil será.
Guardar a versão exata do que foi entregue
E há outra coisa que deve ser feita rapidamente. Guardar exatamente aquilo que foi apresentado é a chave.
Se foram entregues documentos, convém preservar uma cópia da versão concreta que foi facultada. Não apenas “o procedimento”, mas aquele procedimento, naquela versão. Não apenas “o contrato”, mas o ficheiro efetivamente apresentado. O mesmo se aplica a listagens, certificados, registos, relatórios ou qualquer outro elemento disponibilizado durante a ação. Este cuidado pode parecer meramente administrativo, mas é muito mais do que isso.
Imagine que, depois da fiscalização, alguém atualiza naturalmente um procedimento interno. Dois meses mais tarde chega uma notificação que refere uma determinada informação constante da versão apresentada aos inspetores. Se a empresa guardou apenas a versão atual, começa um problema completamente desnecessário: perceber o que estava escrito no documento entregue naquele dia.
Preservar a prova não significa esconder o que aconteceu. Significa conseguir demonstrá-lo.
Corrigir rapidamente, não precipitadamente
Depois há uma tentação que merece especial atenção, que é corrigir tudo imediatamente.
A intenção pode ser excelente. Durante a visita foi identificada uma falha, os inspetores saem e alguém diz: “Vamos resolver isto já.” Em muitos casos, é exatamente isso que deve acontecer. Uma irregularidade conhecida não deve permanecer apenas porque a fiscalização terminou. Mas há uma diferença entre corrigir rapidamente e corrigir precipitadamente.
Antes de alterar um documento, substituir um procedimento, mudar uma instalação ou implementar uma nova prática, é importante perceber exatamente qual é o problema. Qual é a obrigação aplicável? O que foi efetivamente identificado? A solução que estamos a pensar implementar resolve a questão? Tem implicações noutras áreas? É necessária uma autorização, comunicação, validação técnica ou intervenção de outro responsável?
Corrigir a coisa errada depressa não é necessariamente melhor do que corrigir a coisa certa alguns dias depois.
E há ainda um cuidado fundamental a ter em conta, a correção não deve apagar a história daquilo que existia.
Se um procedimento estava desatualizado e é revisto no dia seguinte à fiscalização, deve existir uma nova versão, com a respetiva data. Se um equipamento necessitava de uma intervenção, deve ficar documentado quando essa intervenção ocorreu. Se foi implementada uma nova medida, deve ser possível perceber quando entrou em vigor.
Uma medida corretiva é precisamente isso, uma ação tomada para corrigir uma situação identificada. Não precisa de fingir que sempre existiu. Aliás, dependendo do contexto, conseguir demonstrar que a empresa identificou uma deficiência, analisou-a e atuou para a corrigir pode ser muito mais sério do que tentar fazer desaparecer qualquer vestígio de que o problema alguma vez ocorreu.
Corrigir o presente não exige reescrever o passado.
Rever o que foi dito durante a visita
Há depois aquilo que foi dito durante a fiscalização.
Também aqui é útil fazer um exercício interno. Houve alguma resposta que possa ter sido imprecisa? Dois trabalhadores deram informações diferentes? Foi referido um procedimento que depois se percebeu que já tinha sido alterado? Alguém indicou uma data sem ter a certeza? Foi prometido o envio de um documento?
Não se trata de preparar uma versão diferente da história. Trata-se sim de identificar antecipadamente pontos que poderão voltar a surgir, porque, quando uma entidade analisa a documentação recolhida, pode confrontar aquilo que viu com aquilo que ouviu. E uma pequena incoerência pode originar uma nova pergunta.
Um responsável pelo processo e prazos controlados
Terminada esta primeira análise, há algo que muitas empresas fazem mal, ficam simplesmente à espera.
Não existe um acompanhamento organizado da fiscalização. Ninguém fica responsável pelo processo. Uma eventual notificação chega semanas depois e começa tudo novamente: procurar documentos, perguntar quem acompanhou a visita, tentar perceber o que foi dito e descobrir se havia alguma coisa pendente.
O processo pós-fiscalização deveria ter um responsável. Alguém deve saber que a ação ocorreu, reunir o respetivo registo, acompanhar os compromissos assumidos e assegurar que qualquer comunicação posterior é recebida, analisada e respondida dentro do prazo aplicável.
E os prazos merecem especial cuidado.
Depois de uma fiscalização pode chegar um simples pedido de elementos. Mas também pode chegar uma notificação com consequências jurídicas relevantes. O prazo pode respeitar à apresentação de documentos, ao exercício de audiência dos interessados, à resposta a uma determinada determinação, à defesa num processo de contraordenação ou a outro ato previsto no regime aplicável.
Nem todos os documentos que chegam depois de uma fiscalização são iguais.
E, por isso, não basta olhar para a data e começar a contar dias. É preciso perceber que documento foi recebido, qual o regime jurídico aplicável, quando se considera efetuada a notificação, qual a natureza do prazo, como é feita a respetiva contagem e quais são as consequências de não responder.
Uma empresa organizada não regista apenas “responder até dia X”. Regista o que tem de ser feito, quem é responsável, que elementos são necessários e quanto tempo é preciso reservar para preparar uma resposta séria. Isto é particularmente importante quando a entidade solicita documentação adicional.
Enviar o que foi pedido, não tudo o que existe
A reação habitual é reunir tudo e enviar rapidamente.
Nem sempre é a melhor abordagem.
Se foram pedidos cinco documentos, devem ser identificados os cinco. Deve confirmar-se se correspondem efetivamente ao pedido, se estão completos, se são as versões corretas e se existe alguma informação cuja divulgação esteja sujeita a regras específicas.
Mais documentação não significa necessariamente melhor colaboração.
Enviar vinte ficheiros quando foram pedidos quatro pode criar ruído, revelar informação irrelevante para o objeto do pedido e dificultar a compreensão da própria resposta.
Responder bem não é responder muito. É responder ao que foi efetivamente solicitado, com rigor.
Ler a notificação antes de responder
O mesmo princípio vale para as explicações.
Quando chega uma notificação após uma fiscalização, existe por vezes uma vontade imediata de justificar tudo.
Escrevem-se páginas e páginas antes de perceber exatamente o que a entidade está a questionar.
Explicam-se factos que não foram perguntados.
Assumem-se falhas que ainda nem sequer tinham sido imputadas.
Introduzem-se contradições.
Ou enviam-se frases aparentemente inocentes que, mais tarde, se tornam difíceis de conciliar com a defesa da empresa.
Antes de responder é necessário ler.
E depois voltar a ler.
O que diz exatamente a notificação? É um pedido de informação? Uma constatação? Um projeto de decisão? Uma determinação? Um auto? Uma oportunidade para exercer contraditório? Está a ser imputada uma infração? Quais são os factos concretos? Que normas são indicadas? Que prova existe? O que é efetivamente pedido à empresa?
Só depois destas perguntas deve começar a ser construída a resposta.
Há uma diferença enorme entre explicar e admitir.
Entre colaborar e acrescentar factos desnecessários.
Entre corrigir uma irregularidade e aceitar automaticamente a interpretação jurídica feita sobre ela.
É por isso que o período posterior a uma fiscalização não deve ser tratado apenas como um problema administrativo.
Pode ser o momento em que começa a verdadeira análise jurídica.
Olhar para os factos e para o que a visita revelou
Também é importante não partir do princípio de que tudo aquilo que o inspetor comentou durante a visita terá necessariamente a mesma relevância no procedimento posterior. Uma observação informal feita no local não deve ser confundida, sem mais, com uma decisão administrativa ou com a conclusão definitiva de um procedimento. O que interessa é perceber o enquadramento da atuação concreta e os atos que venham efetivamente a ser praticados pela entidade competente.
Da mesma forma, o facto de não ter sido feita qualquer observação no momento não significa que nada possa surgir depois.
Há fiscalizações aparentemente tranquilas que dão origem a pedidos posteriores. E há visitas durante as quais são feitas inúmeras perguntas que acabam sem qualquer consequência relevante.
Por isso, tentar interpretar a expressão do inspetor quando sai pela porta raramente é útil.
É muito mais útil olhar para os factos.
O que foi verificado? O que foi recolhido? O que ficou pendente? Que fragilidades descobrimos nós próprios durante a visita?
Esta última pergunta talvez seja a mais importante.
Porque uma fiscalização pode revelar problemas que a própria entidade fiscalizadora nem chegou a identificar.
Durante a procura de um documento percebeu-se que existiam três versões. Ao tentar responder a uma pergunta descobriu-se que ninguém sabia quem era responsável por determinada tarefa. Quando foi pedido um certificado verificou-se que faltavam poucos dias para terminar a validade. Dois trabalhadores explicaram de forma diferente o mesmo procedimento.
Nada disto deve ser esquecido simplesmente porque não apareceu no eventual relatório.
A fiscalização pode terminar sem uma única não conformidade formal e, ainda assim, ter oferecido à empresa uma auditoria involuntária ao seu próprio sistema.
Desperdiçar essa informação seria perder uma das poucas vantagens que uma inspeção pode proporcionar.
Não fechar a pasta quando os inspetores saem
É por isso que, na Legal IN, o pós-fiscalização não deveria terminar com a pergunta “correu bem?”.
Essa pergunta diz muito pouco.
As perguntas realmente úteis são outras.
O que aprendemos? O que ficou por demonstrar? Onde tivemos dificuldade em encontrar prova? Que procedimentos não corresponderam à realidade? Que responsabilidades não estavam claras? Que documentos precisam de revisão? O que devemos corrigir mesmo que o inspetor não tenha referido?
Uma empresa verdadeiramente preparada não fecha a pasta da fiscalização quando os inspetores saem.
Analisa-a.
Organiza a prova.
Regista o que aconteceu.
Cumpre aquilo que ficou pendente.
Corrige o que tem de ser corrigido.
Controla os prazos.
E, se chegar uma notificação, não responde por ansiedade. Primeiro percebe exatamente o que está em causa e só depois define a resposta adequada.
Porque há uma ideia que vale a pena guardar: o momento mais importante de uma fiscalização pode não ser aquele em que o inspetor entra. Pode ser aquele em que sai. É nesse momento que a empresa deixa de estar apenas a ser observada e volta a ter espaço para decidir o que fará com aquilo que acabou de descobrir. E essa decisão pode determinar se a fiscalização fica como um episódio isolado ou se se transforma num problema muito maior.
A sua empresa sabe exatamente o que fazer quando os inspetores saem?
Na Legal IN acompanhamos empresas depois da fiscalização: organização da prova, análise de notificações, controlo de prazos e preparação de respostas com rigor.
FAQS (Perguntas Frequentes)
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Registar exatamente o que aconteceu enquanto a memória de quem acompanhou a visita ainda está fresca: quem esteve presente, que espaços foram visitados, que documentos foram pedidos e apresentados, o que ficou por enviar e se foi indicado algum prazo. Deve também guardar uma cópia da versão concreta de cada documento entregue.
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Nem sempre. Muitas ações de fiscalização não terminam no local. Os elementos recolhidos podem ser analisados mais tarde e dar origem a um relatório, um auto, um pedido de documentos, uma determinação ou um procedimento contraordenacional. Da mesma forma, uma observação informal do inspetor não equivale a uma decisão administrativa.
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Sim, e uma irregularidade conhecida não deve permanecer.
Mas a correção deve ser feita depois de perceber exatamente qual é o problema, e não deve apagar a história do que existia. Um procedimento revisto deve dar origem a uma nova versão, com a respetiva data. Corrigir o presente não exige reescrever o passado. -
Depende do documento recebido e do regime jurídico aplicável. É preciso perceber quando se considera efetuada a notificação, qual a natureza do prazo, como é feita a contagem e quais as consequências de não responder. Não basta olhar para a data e começar a contar dias.
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Não. Deve enviar o que foi pedido, confirmando que os documentos correspondem ao pedido, estão completos e são as versões corretas.
Enviar muito mais do que foi solicitado pode criar ruído, revelar informação irrelevante e dificultar a compreensão da resposta.
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Deve existir um responsável designado. Essa pessoa reúne o registo da visita, acompanha os compromissos assumidos e assegura que qualquer comunicação posterior é recebida, analisada e respondida dentro do prazo aplicável.
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