O inspetor pediu um documento que não tenho. O que faço?
Há um momento particularmente desconfortável numa fiscalização. O inspetor está a analisar a documentação, faz algumas perguntas e, a determinada altura, pede um documento que ninguém consegue encontrar.
Começa-se a procurar nas pastas, alguém vai ao computador, telefona-se ao responsável, pergunta-se à contabilidade ou a outro colaborador e o documento não aparece. É normalmente neste momento que surge a pressa em dar uma resposta. “Devemos ter isso algures.” “A pessoa que trata disso hoje não está.” “Nunca ninguém nos pediu esse documento.” “Podemos fazer e enviar amanhã.”
O problema é que, perante uma situação destas, a primeira preocupação não deveria ser encontrar rapidamente uma explicação. Deveria ser perceber por que razão aquele documento não está disponível.
E esta distinção é importante porque não ter um documento pode significar coisas muito diferentes. O documento pode ser obrigatório e nunca ter existido. Pode existir, mas não estar acessível naquele momento. Pode estar arquivado, mas desatualizado. Ou pode acontecer que aquilo que está a ser solicitado nem sequer seja exigível àquela empresa, naquela atividade ou naquelas circunstâncias.
À primeira vista, todas estas situações parecem iguais: o inspetor pediu um documento e a empresa não o apresentou. Mas não são iguais. Nem do ponto de vista jurídico, nem do ponto de vista da forma como a empresa deve reagir.
Neste artigo:
- O documento é obrigatório e nunca existiu
- O documento existe, mas ninguém sabe onde está
- O documento existe, mas está desatualizado
- O documento pode não ser legalmente exigível
- Os erros que transformam uma falha num problema maior
- O que fazer perante a falta de documentos numa fiscalização
- Quando o problema já não é documental, é organizacional
- Que sistema garante que a obrigação é cumprida?
O documento é obrigatório e nunca existiu
Se o documento é obrigatório e nunca existiu, há uma falha que precisa de ser assumida, analisada e, quando possível, corrigida. O que não deve acontecer é a tentativa de resolver o problema criando à pressa um documento destinado a fazer parecer que determinada obrigação sempre foi cumprida.
Imagine-se, por exemplo, que são pedidos registos relativos a verificações que deveriam ter sido realizadas durante o último ano. Se esses registos nunca foram feitos, criar nesse dia uma folha preenchida com datas dos últimos doze meses não transforma o passado num passado documentado. Pelo contrário, pode levantar dúvidas muito mais sérias sobre a autenticidade e a fiabilidade da informação apresentada.
Há uma diferença que qualquer empresa deve compreender: uma coisa é regularizar uma situação depois de identificar uma falha; outra é tentar reconstruir documentalmente o passado como se essa falha nunca tivesse existido.
Uma empresa pode corrigir o presente. Não deve fabricar o passado.
O documento existe, mas ninguém sabe onde está
Mas há uma situação completamente diferente e muito frequente: o documento existe, só que ninguém sabe onde está.
A manutenção foi realizada, mas o relatório está guardado no computador de alguém. A formação aconteceu, mas ninguém encontra os certificados. O contrato existe, mas está arquivado noutro local. O procedimento foi aprovado, mas existem três versões e ninguém sabe qual é a atual.
Nestes casos, o problema pode já não ser propriamente a inexistência do documento. O problema é a incapacidade da organização para recuperar informação essencial quando precisa dela.
Uma empresa não deveria depender da presença de uma determinada pessoa para conseguir demonstrar o cumprimento das suas obrigações. Se sempre que alguém pede um documento se ouve “isso está com a Ana”, “acho que o diretor tem”, “deve estar no outro computador” ou “quem trata disso está de férias”, então talvez o problema não esteja apenas no arquivo. Está na própria organização.
É por isso que uma auditoria documental não deveria limitar-se a confirmar se determinada documentação existe. É igualmente importante perceber onde está, quem tem acesso, quem é responsável pela sua atualização, qual é a versão válida e quanto tempo demora a ser localizada.
O documento existe, mas está desatualizado
Há ainda uma terceira situação que costuma passar despercebida: o documento existe, está perfeitamente arquivado e é apresentado imediatamente, mas está desatualizado.
E este pode ser um problema ainda mais traiçoeiro porque transmite uma sensação de segurança. A empresa acredita que está protegida porque tem “a pasta toda”. Só que, quando se começa a ler, aparece um procedimento que identifica como responsável alguém que já não trabalha na empresa, uma lista de equipamentos que já não corresponde ao que está instalado, um certificado caducado, um plano que nunca foi revisto ou um procedimento interno que descreve uma forma de trabalhar que já ninguém segue.
Ter o documento não significa, por si só, estar em conformidade.
Aliás, um documento desatualizado pode acabar por revelar mais do que a sua simples ausência. Pode mostrar há quanto tempo determinada matéria não é revista e, sobretudo, pode entrar em contradição com outros elementos que o inspetor está a analisar.
Os documentos comunicam entre si. Uma data pode contradizer outra. Um procedimento pode não coincidir com os registos. Um contrato pode não refletir aquilo que acontece na prática. Uma listagem pode não corresponder aos equipamentos que estão fisicamente no estabelecimento. E é muitas vezes nestas pequenas incoerências que surgem novas perguntas.
Por isso, antes de uma fiscalização, a pergunta não deve ser apenas “temos este documento?”. Deve ser também: “Se alguém o ler hoje, este documento descreve realmente a empresa que existe hoje?”
O documento pode não ser legalmente exigível
Existe ainda uma quarta hipótese que merece atenção. O documento solicitado pode não ser legalmente exigível naquele caso concreto.
Nem todas as obrigações se aplicam da mesma forma a todas as empresas. Há documentos cuja obrigatoriedade depende da atividade exercida, do número de trabalhadores, das instalações, dos equipamentos utilizados, dos riscos existentes ou do regime jurídico específico aplicável. E pode acontecer ainda que a lei exija determinada informação ou determinada evidência, mas não imponha necessariamente um documento com o título ou o formato que está a ser utilizado na conversa.
Isto não significa que uma empresa deva entrar numa discussão com o inspetor sempre que lhe é solicitado um elemento. Significa simplesmente que não deve concluir automaticamente que está em incumprimento sem primeiro perceber qual é a obrigação em causa.
Qual é a norma aplicável? A obrigação existe efetivamente para aquela atividade? É obrigatório possuir aquele documento concreto ou é necessário demonstrar determinada realidade? Existe outra forma legalmente admissível de comprovar o cumprimento?
Estas perguntas são importantes porque uma fiscalização também exige rigor jurídico. E o rigor deve existir dos dois lados.
Os erros que transformam uma falha num problema maior
Outro erro frequente é responder: “Nunca ninguém nos pediu isso.”
É uma frase aparentemente inocente, mas pouco útil. O facto de um documento não ter sido solicitado numa fiscalização anterior não significa que não fosse obrigatório. Uma inspeção pode concentrar-se em determinadas matérias e outra aprofundar aspetos completamente diferentes. A legislação pode ter mudado, a atividade da empresa pode ter evoluído ou simplesmente o inspetor anterior pode não ter analisado aquela questão.
A ausência de problemas anteriores também não é prova de conformidade. Uma empresa pode funcionar durante anos sem qualquer incidente e continuar a ter uma obrigação por cumprir.
Há depois uma tentação particularmente perigosa: “Faço o documento agora.”
Também aqui é preciso distinguir situações. Se a empresa identifica uma falha e decide elaborar, a partir daquele momento, o procedimento que deveria existir, estamos perante uma medida corretiva. Deve ser tratada como tal, com transparência quanto à data em que foi implementada.
Outra coisa muito diferente é criar hoje um documento destinado a transmitir a ideia de que já existia antes da fiscalização ou preencher retroativamente registos de acontecimentos que não podem ser comprovados.
A pressa em resolver uma falha pode, assim, transformar um problema relativamente simples num problema muito mais difícil de justificar.
O mesmo cuidado deve existir com aquilo que se diz. Durante uma fiscalização, alguns segundos de silêncio parecem demasiado longos e há uma tendência natural para responder imediatamente. Só que responder depressa não é necessariamente responder bem.
Se não sabe se determinado documento existe, não precisa de afirmar que não existe. Se não sabe quem realizou determinada tarefa, não deve adivinhar. Se não consegue confirmar uma data, não deve estimá-la apenas para preencher o silêncio.
É perfeitamente legítimo dizer: “Não consigo confirmar essa informação neste momento. Vou verificar junto do responsável.”
Isto não é fugir à pergunta. É evitar transformar uma dúvida num facto.
Colaborar com uma entidade fiscalizadora não significa falar sobre aquilo que não se sabe. Significa prestar a informação devida com verdade e rigor.
O que fazer perante a falta de documentos numa fiscalização
Então, o que deve efetivamente fazer quando um documento não aparece?
Primeiro, perceber exatamente o que foi solicitado. Depois, confirmar se existe uma obrigação legal de possuir ou conservar aquele elemento e qual o regime aplicável. Em seguida, verificar se o documento realmente não existe ou se simplesmente não está disponível naquele momento.
Se existir, deve confirmar-se a versão, a validade e o conteúdo antes da sua apresentação. Se não existir e deveria existir, será necessário avaliar o incumprimento e perceber quais as medidas corretivas adequadas. Se a entidade admitir a apresentação posterior, importa perceber exatamente o que deve ser entregue e dentro de que prazo.
Acima de tudo, não se deve inventar, alterar ou reconstruir precipitadamente informação apenas porque surgiu a pressão de uma fiscalização.
Quando o problema já não é documental, é organizacional
E talvez exista aqui uma questão ainda mais importante. Quando um inspetor pede um documento e ninguém consegue encontrá-lo, o verdadeiro problema pode nem sequer ser aquele documento.
Imagine duas empresas: na primeira, o inspetor pede cinco documentos. Quatro são apresentados de imediato. O quinto encontra-se arquivado externamente. A empresa sabe onde está, quem é o responsável e consegue explicar de forma objetiva como será disponibilizado.
Na segunda, provavelmente existem os cinco documentos. Mas ninguém sabe ao certo onde estão. Há várias versões. Dois colaboradores dão respostas diferentes. O responsável não sabe qual é o ficheiro válido e começam a ser enviados documentos sem ninguém confirmar primeiro o respetivo conteúdo.
O problema da segunda empresa já não é documental. É organizacional.
É precisamente por isso que uma das melhores formas de preparar uma empresa para uma fiscalização é fazer um exercício muito simples. Escolha dez documentos essenciais e peça que sejam localizados sem aviso prévio. Veja quanto tempo demoram a aparecer. Confirme quem sabe onde estão. Verifique se são as versões atuais e, sobretudo, se correspondem à realidade da organização.
Se alguma destas perguntas gerar hesitação, encontrou uma vulnerabilidade.
E encontrou-a no melhor momento possível: antes de ser um inspetor a encontrá-la.
Que sistema garante que a obrigação é cumprida?
Quando um documento não aparece numa fiscalização, a primeira pergunta pode ser “onde está?”. Mas um inspetor experiente poderá rapidamente chegar a uma questão muito mais relevante: que sistema tem esta organização para garantir que esta obrigação é efetivamente cumprida?
É aqui que entra aquilo a que, na Legal IN, chamamos Mente Jurídica.
Não se trata de ensinar empresas a terem respostas preparadas para os inspetores. Trata-se de criar organizações que conhecem as suas obrigações, sabem onde está a sua prova, identificam as suas próprias falhas e conseguem demonstrar aquilo que fazem.
Porque uma falha documental pode ser corrigida. Uma desorganização pode ser reorganizada. Um procedimento pode ser criado e implementado.
O que nunca deve acontecer é acrescentar ao problema inicial um segundo problema criado pela pressa de parecer que o primeiro nunca existiu.
Se hoje lhe pedissem dez documentos essenciais, a sua empresa conseguiria apresentá-los atualizados e sem hesitações?
Na Legal IN acompanhamos empresas na organização documental, na revisão de procedimentos e na preparação para fiscalizações, para que cada obrigação tenha prova e cada documento tenha um responsável.
FAQS (Perguntas Frequentes)
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Primeiro, perceber exatamente o que foi pedido e se existe uma obrigação legal de possuir esse elemento. Depois, confirmar se o documento não existe ou se apenas não está disponível naquele momento.
Se a entidade admitir a apresentação posterior, importa saber o que deve ser entregue e em que prazo. Nunca se deve inventar ou reconstruir informação sob pressão.
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Sim, desde que seja tratado como uma medida corretiva, com transparência quanto à data em que foi implementado.
O que não deve acontecer é criar um documento para transmitir a ideia de que já existia antes, ou preencher retroativamente registos de acontecimentos que não podem ser comprovados.
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Não necessariamente. Um documento desatualizado pode revelar há quanto tempo uma matéria não é revista. Também pode entrar em contradição com registos, contratos ou equipamentos que o inspetor está a analisar. Ter o documento não significa, por si só, estar em conformidade.
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Não. A obrigatoriedade pode depender da atividade, do número de trabalhadores, das instalações, dos equipamentos, dos riscos ou do regime jurídico aplicável.
Por vezes, a lei exige uma evidência e não um documento com um título ou formato específico. Antes de assumir um incumprimento, importa identificar a obrigação em causa.
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Não é necessário responder de imediato. É legítimo dizer que não consegue confirmar a informação naquele momento e que vai verificar junto do responsável.
Adivinhar datas, nomes ou a existência de documentos pode transformar uma simples dúvida num facto incorreto.
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