O Maior Ativo de uma Empresa Não é o Faturamento
Vivemos numa época em que as empresas medem o seu sucesso através do volume de negócios, da faturação anual, da rentabilidade, do número de clientes ou da quota de mercado. Estes indicadores são, naturalmente, essenciais para avaliar o desempenho de qualquer organização. Contudo, existe um ativo muito menos visível, raramente contabilizado e quase nunca valorizado pelos gestores, mas que pode determinar a sobrevivência ou o desaparecimento de uma empresa: a capacidade de provar aquilo que faz.
Esta afirmação pode parecer exagerada. Afinal, uma empresa vive das vendas e da sua capacidade de gerar receita. Porém, basta olhar para a realidade dos tribunais, das inspeções e dos processos administrativos para perceber que o Direito funciona segundo uma lógica diferente da gestão empresarial. No universo jurídico, a verdade não é, por si só, suficiente. O que verdadeiramente importa é aquilo que pode ser demonstrado através de documentos, registos, evidências e meios de prova.
É frequente ouvirmos empresários afirmar que sempre cumpriram as suas obrigações, que os trabalhadores receberam toda a formação necessária, que os clientes foram devidamente informados, que os equipamentos eram sujeitos a manutenção ou que todos os procedimentos internos eram respeitados. Na maioria das vezes, estas afirmações correspondem à realidade. O problema surge quando lhes é pedido que apresentem prova documental dessas circunstâncias e descobrem que não existe qualquer registo capaz de as confirmar.
É precisamente neste momento que muitas empresas compreendem uma das regras fundamentais do Direito: fazer corretamente não basta, é indispensável conseguir demonstrar que se fez corretamente.
Este princípio assume particular relevância em qualquer processo judicial. Nos termos do artigo 342.º do Código Civil, quem invoca um direito deve provar os factos constitutivos desse direito, recaindo igualmente sobre quem pretende afastar esse direito o ónus de provar os factos impeditivos, modificativos ou extintivos. Esta regra, aparentemente simples, tem consequências profundas na vida das empresas. Significa que uma decisão judicial dificilmente será favorável apenas porque uma das partes tem razão; será favorável àquela que conseguir provar os factos em que fundamenta a sua posição.
A mesma lógica encontra-se presente nas fiscalizações levadas a cabo pelas diversas entidades administrativas. Seja perante a Autoridade para as Condições do Trabalho, a Autoridade Tributária, a Entidade Reguladora da Saúde, a Direção-Geral de Alimentação e Veterinária, a Agência Portuguesa do Ambiente ou qualquer outra autoridade competente, a pergunta raramente é "cumpre?". A pergunta é, quase sempre, "onde está a prova de que cumpre?".
É por essa razão que um procedimento interno sem registos de execução vale muito pouco. Um contrato verbal oferece uma proteção extremamente reduzida quando comparado com um contrato cuidadosamente elaborado. Uma formação realizada sem lista de presenças, sem programa, sem avaliação e sem certificado dificilmente poderá ser demonstrada anos mais tarde. Um consentimento informado não assinado é, para efeitos probatórios, praticamente inexistente. Uma manutenção efetuada sem relatório técnico poderá nunca ter existido aos olhos de quem analisa o processo.
A prova constitui, assim, um verdadeiro património empresarial.
Curiosamente, este património não surge por acaso. Resulta de uma cultura organizacional assente na documentação, na rastreabilidade e na preocupação constante em criar evidências objetivas daquilo que a empresa faz diariamente.
As organizações mais resilientes não produzem documentos por excesso de burocracia. Produzem-nos porque compreenderam que cada documento representa uma camada adicional de proteção jurídica.
Um contrato bem redigido reduz significativamente o risco de litígios futuros.
Uma ficha de manutenção devidamente preenchida poderá afastar responsabilidades decorrentes de um acidente.
Um registo de formação poderá demonstrar o cumprimento das obrigações legais perante uma fiscalização.
Um procedimento interno corretamente implementado poderá evidenciar que a empresa adotou todas as medidas razoavelmente exigíveis para prevenir determinado incumprimento.
Nenhum destes documentos gera faturação direta.
Mas qualquer um deles pode evitar perdas financeiras incomparavelmente superiores ao custo da sua elaboração.
Paradoxalmente, muitas empresas apenas descobrem o valor da prova quando já é demasiado tarde.
É frequente que apenas após uma ação judicial se procurem contratos que nunca chegaram a ser assinados, atas de reuniões que nunca foram redigidas, registos que nunca foram efetuados ou e-mails que nunca chegaram a ser enviados.
Nessa altura, o problema deixa de ser jurídico e passa a ser probatório. E um problema probatório é, muitas vezes, um problema sem solução.
Vivemos igualmente numa época em que a transformação digital permite documentar praticamente todas as atividades desenvolvidas por uma organização. Nunca foi tão simples conservar contratos, assinaturas eletrónicas, fotografias, vídeos, relatórios técnicos, registos de manutenção, comunicações internas ou comprovativos de entrega. Ainda assim, muitas empresas continuam a confiar excessivamente na memória das pessoas ou na convicção de que "toda a gente sabe como foi".
O Direito não funciona com base em memórias. Funciona com base em provas.
É precisamente esta diferença que distingue as empresas que reagem das empresas que se antecipam.
Uma organização com verdadeira maturidade jurídica não espera que surja um litígio para começar a organizar documentação. Não espera por uma inspeção para verificar se possui todos os registos exigidos. Não espera por uma reclamação para perceber que deveria ter formalizado um procedimento.
Preocupa-se, desde o primeiro momento, em criar um sistema que permita demonstrar, a qualquer instante, que atua em conformidade com a lei e com as boas práticas.
Esta forma de pensar traduz aquilo a que chamamos Mente Jurídica.
Uma empresa com Mente Jurídica compreende que os documentos não são um fim em si mesmos. São instrumentos de proteção do património, da reputação, da continuidade do negócio e da confiança dos clientes.
Porque, no final, uma empresa pode perder clientes e voltar a conquistá-los.
Pode atravessar um período de menor faturação e recuperar.
Pode reinventar o seu modelo de negócio.
Aquilo que dificilmente recupera é uma decisão desfavorável motivada pela incapacidade de provar aquilo que sempre fez corretamente.
Talvez por isso seja tempo de mudar a pergunta que tantas organizações fazem diariamente.
Em vez de perguntarem apenas "estamos a cumprir?", deveriam começar por perguntar "seríamos capazes de provar esse cumprimento perante um tribunal ou uma entidade fiscalizadora?"
A resposta a essa pergunta poderá revelar qual é, afinal, o verdadeiro ativo da empresa.
Porque o maior património de uma organização não é aquilo que fatura.
É aquilo que consegue provar.
Se quer desenvolver esta competência na sua organização, o Programa Mente Jurídica foi criado precisamente para isso: porque o que não está escrito, não existe.
Para esclarecer dúvidas específicas sobre a sua situação, fale connosco.
